Pendahuluan

Dalam kegiatan bisnis, invoice menjadi dokumen penting untuk mencatat dan menagih transaksi penjualan barang atau jasa. Invoice umumnya memuat informasi mengenai penjual, pembeli, barang atau jasa yang diberikan, nilai transaksi, serta ketentuan pembayaran.

Meski sering digunakan bersamaan dengan dokumen perpajakan, invoice perlu dibedakan dari Faktur Pajak. Invoice pada dasarnya merupakan dokumen komersial, sedangkan Faktur Pajak merupakan bukti pungutan PPN yang dibuat oleh Pengusaha Kena Pajak (PKP) atas transaksi yang memenuhi ketentuan PPN.

Apa Itu Invoice?

Invoice adalah dokumen tagihan yang diterbitkan penjual kepada pembeli setelah terjadi transaksi atau sesuai kesepakatan pembayaran.

Dalam praktik, invoice dapat berbentuk fisik maupun elektronik. Dokumen ini menjadi dasar bagi pembeli untuk mengetahui jumlah yang harus dibayarkan dan bagi penjual untuk mencatat piutang atau penerimaan dari transaksi.

Invoice setidaknya perlu memuat informasi yang memungkinkan transaksi dapat diidentifikasi, seperti nomor invoice, tanggal, identitas para pihak, uraian barang atau jasa, jumlah, harga, dan total tagihan.

Fungsi atau Tujuan Invoice

Invoice memiliki beberapa fungsi utama dalam kegiatan usaha.

Pertama, sebagai dokumen penagihan. Penjual menggunakan invoice untuk meminta pembayaran atas barang atau jasa yang telah diberikan.

Kedua, sebagai bukti administrasi transaksi. Invoice membantu perusahaan mencatat penjualan, piutang, dan penerimaan pembayaran.

Ketiga, sebagai dokumen pendukung pembukuan. Informasi dalam invoice dapat digunakan untuk mencocokkan transaksi dengan pembayaran dan pencatatan akuntansi.

Keempat, invoice dapat membantu proses administrasi perpajakan. Namun, invoice tidak otomatis memiliki kedudukan sebagai Faktur Pajak. DJP menegaskan bahwa faktur komersial dari sistem di luar e-Faktur tidak dapat menggantikan Faktur Pajak elektronik.

Jenis Invoice yang Umum Digunakan

Jenis invoice dapat dibedakan berdasarkan karakter transaksi dan waktu penerbitannya.

1. Invoice Penjualan

Invoice penjualan diterbitkan setelah penjual menyerahkan barang atau jasa dan digunakan sebagai dasar penagihan kepada pembeli.

2. Proforma Invoice

Proforma invoice merupakan dokumen sementara yang memberikan gambaran nilai transaksi sebelum transaksi diselesaikan. Dokumen ini dapat digunakan untuk memberikan rincian harga dan ketentuan pembayaran kepada calon pembeli.

3. Invoice Uang Muka

Invoice jenis ini digunakan untuk menagih pembayaran di muka sesuai kesepakatan transaksi. Dalam transaksi yang merupakan objek PPN, penerimaan pembayaran sebelum penyerahan barang atau jasa dapat menimbulkan kewajiban pembuatan Faktur Pajak sesuai ketentuan.

4. Invoice Termin

Invoice termin digunakan ketika pembayaran dilakukan secara bertahap berdasarkan tahapan pekerjaan atau kesepakatan dalam kontrak.

Baca Juga: Panduan Lengkap Pembetulan Faktur Pajak

Cara Membuat dan Membayar Invoice

Dalam praktik, pembuatan invoice dimulai dengan mencantumkan identitas penjual dan pembeli, nomor serta tanggal invoice, uraian barang atau jasa, jumlah, harga, potongan jika ada, dan total tagihan.

Penjual kemudian mencantumkan ketentuan pembayaran, seperti batas waktu pembayaran dan rekening tujuan.

Pembeli dapat melakukan pembayaran melalui transfer bank, virtual account, kartu pembayaran, payment gateway, atau metode lain yang disepakati.

Setelah pembayaran dilakukan, bukti pembayaran sebaiknya disimpan dan direkonsiliasi dengan invoice. Hal ini membantu memastikan tidak terdapat tagihan yang masih tercatat sebagai piutang padahal telah dibayar.

Perhitungan Singkat

Misalnya perusahaan menjual jasa senilai Rp10 juta dan transaksi tersebut dikenai PPN sesuai ketentuan.

Jika digunakan tarif efektif 11% untuk transaksi yang menggunakan mekanisme DPP nilai lain sesuai ketentuan PPN yang berlaku, PPN sebesar:

Rp10.000.000 × 11% = Rp1.100.000

Total tagihan menjadi Rp11.100.000.

Namun, perhitungan PPN harus disesuaikan dengan jenis transaksi dan ketentuan perpajakan yang berlaku. Invoice komersial juga perlu dibedakan dari Faktur Pajak yang menjadi bukti pungutan PPN.

Pihak yang Berkaitan

Pihak yang umumnya berkaitan dengan invoice adalah penjual, pembeli, bagian keuangan, bagian akuntansi, dan bagian pajak.

Dalam transaksi yang dikenai PPN, PKP juga memiliki kewajiban membuat Faktur Pajak sesuai ketentuan. Saat ini pembuatan Faktur Pajak dilakukan secara elektronik melalui modul e-Faktur pada Portal Wajib Pajak Coretax DJP.

Risiko atau Implikasi

Invoice yang tidak lengkap atau tidak sesuai transaksi dapat menimbulkan masalah administrasi, seperti kesalahan pencatatan piutang, pembayaran, atau rekonsiliasi penjualan.

Dari sisi perpajakan, perusahaan juga perlu memastikan bahwa data invoice konsisten dengan pembukuan dan dokumen perpajakan. Invoice yang berbeda dengan transaksi sebenarnya dapat menyulitkan proses pemeriksaan atau klarifikasi.

Karena itu, nomor invoice, tanggal, identitas pihak, nilai transaksi, dan status pembayaran perlu dikelola secara konsisten.

Regulasi yang Berkaitan

Invoice pada dasarnya merupakan dokumen komersial sehingga tidak memiliki satu aturan perpajakan khusus yang mengatur seluruh bentuk dan formatnya.

Namun, apabila transaksi berkaitan dengan PPN, ketentuannya perlu diperhatikan bersama regulasi Faktur Pajak. PER-03/PJ/2022 mengatur Faktur Pajak, sedangkan ketentuan pelaporan perpajakan dalam Coretax antara lain diatur melalui PER-11/PJ/2025.

Untuk transaksi tertentu, dokumen tagihan juga dapat memperoleh kedudukan khusus dalam administrasi perpajakan apabila memenuhi persyaratan yang ditentukan.

Kesimpulan

Invoice merupakan dokumen komersial yang berfungsi sebagai dasar penagihan dan administrasi transaksi. Jenisnya dapat disesuaikan dengan kebutuhan, mulai dari invoice penjualan, proforma invoice, invoice uang muka, hingga invoice termin.

Dalam administrasi perpajakan, invoice perlu dibedakan dari Faktur Pajak. Bagi PKP, data dalam invoice sebaiknya konsisten dengan transaksi, pembukuan, dan Faktur Pajak agar administrasi bisnis serta kewajiban perpajakan dapat dikelola dengan baik.

FAQ

Apakah invoice sama dengan Faktur Pajak?

Tidak. Invoice merupakan dokumen komersial, sedangkan Faktur Pajak merupakan bukti pungutan PPN oleh PKP.

Apakah semua transaksi harus menggunakan invoice?

Tidak selalu. Penggunaan invoice umumnya mengikuti kebutuhan administrasi dan kesepakatan transaksi antara penjual dan pembeli.

Apakah invoice wajib mencantumkan PPN?

Tidak semua invoice mencantumkan PPN. Hal tersebut bergantung pada status penjual, jenis transaksi, dan ketentuan PPN yang berlaku.

Apakah invoice bisa dibuat secara elektronik?

Ya. Invoice dapat dibuat dan dikirim secara elektronik selama informasi transaksi dapat didokumentasikan dengan baik.

Apakah invoice bisa digunakan sebagai Faktur Pajak?

Tidak secara otomatis. Faktur komersial dari sistem di luar e-Faktur tidak dapat menggantikan Faktur Pajak elektronik.